Vitebok for Teater Neuf

Vitebok for Teater Neuf
Innhold:
 Åpningstider Studentersamfundet§
 Organisering§ Studentersamfundet
 Romregler og bookingsystemet§
 Produksjonsgangen§
§ Økonomi
 Styret§
 Kontaktpersoner§
Åpningstider Studentersamfundet
Mandag – Fredag 09.00 – 23.00
Bruk av huset og øvingslokaler utover dette må avtales med koordinator i styret.
Organisering Studentersamfundet
Det Norske Studentersamfund (DNS) har et styre med kontorer i tredje etasje. Dette styret har ansvaret for huset og foreningene som befinner seg her. Det er nærmere 30 foreninger på huset, og Teater Neuf er én av dem. I tillegg til styret har Studentersamfundet noen faste ansatte. De har bl.a. en administrasjon med daglig leder, og en teknisk sjef. Administrasjonen finner du ved trappen opp til teaterscenen, og de har ansvaret for daglig drift av huset. Teknisk sjef på huset befinner seg i bunnen av trappen opp til kontorene. Han kan bl.a. hjelpe deg med tillatelser på Teaterscenen eller å godkjenne scenografien. Se mer under romregler.
Teater Neufs øverste organ er generalforsamlingen. Vi har to generalforsamlinger hvert år, på slutten av vårsemesteret og på slutten av høstsemesteret. Da møter alle medlemmer og nytt styre kan velges og det kan gjøres endringer i vedtektene. Det er viktig at alle møter på generalforsamlingene.
Som oftest vil de første du møter når du ankommer Studentersamfundet være slottsmesterne. De sitter i administrasjonen, og har det daglige ansvaret for sikkerheten og teknikken på huset. Det meste som foregår på huset går gjennom slottsmestrene; de låser opp dører, de skriver ut rom og de stiller med det tekniske utstyret man trenger. Det er derfor viktig å ha noen retningslinjer for at dette samarbeidet skal gå så greit som mulig. Pass derfor alltid på:
·        Skriv alltid ut rommet du skal bruke, sammen med slottsmester.
·        Si ifra om eventuelle mangler/skader du oppdager i rommet så fort som mulig
·        Si alltid ifra til slottsmester når du er ferdig med rommet, slik at han/hun kan låse.
Romregler
Reservasjon av rom er underordnet et bookingsystem som finnes både hos slottsmestrene og hos de forskjellige foreningene. I Teater Neuf er det koordinatoren som tar seg av booking av rom. Ønsker du å reservere et rom på Studentersamfundet, tar du kontakt med koordinator (se Styret). For å kunne reservere og bruke rom må man være medlem av Teater Neuf.
Teater Neuf disponerer i utgangspunket kun Teaterscenen, men kan reservere rom på lik linje med alle andre foreninger på huset. Det er likevel noen rom som er vanskelig for oss å låne. Dette gjelder i størst grad kjellerrommene som er reservert konserter og lignende, samt Lillesalen (Kinosalen) som i hovedsak disponeres av Cinema Neuf. Her følger noen regler for rombruk, der noen er generelle og noen spesielt for Teaterscenen.
Teknisk del
Teater Neuf har en permanent lysrigg, og disponerer et godt utvalg av forskjellige lyskastere: Parkan, fresneller, profiler og 6 scannere. Vi har også et stort Frog lysbord. Nok til å lyssette et godt utvalg av forskjellige produksjoner. Vi har for tiden kun et ganske beskjedent utvalg av filtre. Men det burde være mulig å få låne filtre fra Huset. Dessverre har vi ikke et eget lydanlegg, noe som også må lånes av enten Huset, eller leies inn utenifra. Husets lydanlegg er vel og merke stort nok til å dekke de fleste produksjoner.
Generelle regler:
·        Utlån av utstyr til andre rom skal, så godt det lar seg gjøre, godkjennes av Teknisk ansvarlig.
·        Hva som er tatt av utstyr skal kvitteres ut.
·        Backstage skal hovedsakelig være låst, men slottsmester har nøkkel hvis det skulle trengs. Det er også en nøkkel på kontoret som kan lånes ut til produksjoner. Denne skal også kvitteres ut hvis den skal bli brukt. Personen som kvitterer er ansvarlig for at nøkkelen ikke forsvinner.
·        Utstyrsskapet er hovedsakelig låst med hengelås, og nøkkel til denne hengelåsen utdeles sammen med nøkkel til Backstage.
·        Teknisk ansvarlig har også en nøkkel til backstage og skapet.
Lyset:
·        Alt lysutstyr som er lånt fra Huset skal leveres tilbake rett etter siste forestilling.
·        Multikablene skal henge oppe. Hvis du velger å endre opphenget på de, skal de henges opp igjen slik de var når du er ferdig. Med mindre annet avtales med Teknisk Ansvarlig.
·        Når man forlater rommet for dagen, skal sikringen til dimmeren slåes av (sikring 7), og kontakten trekkes ut av støpselet.
·        Lyset skal også settes tilbake til grunnlys etter siste forestilling. Se lysplan backstage.
·        Sirkingskabler må brukes (så langt lageret rekker)
Ved feil, eller mangler ved kasterne, sette de til side, og merkes (med hva som er feil). Feilen vil bli rettet opp så snart som mulig.
Pga. økonomiske situasjoner ol. kan ikke vi i Teater Neuf love at alt alltid er i tipp topp stand med det tekniske utstyret. Dette er et problem som vi fortløpende prøver å hanskes med så godt vi kan.
En produksjon:
Vi ønsker alltid nye ideer til forestillinger og prosjekter velkommen. Hvis du har et ønske om å lage en forestilling må du sende inn en prosjektbeskrivelse, et budsjett og et manus. Dette blir videre tatt opp i et kjernegruppemøte.
Kjernegruppemøtet består av ett medlem fra hver pågående produksjon/aktivitet, samt styret. Sammen bestemmer vi om prosjektet skal få pengestøtte og øvingsrom. Når dette er avklart stiller Teater Neuf kun to krav. Vi krever at prosjektet har en produsent og en instruktør før prøvetiden setter i gang. Styret kan hjelpe til med å finne både instruktør og produsent.
Dersom prosjektet har fått klarsignal og har møtt Teater Neufs krav, avholdes det som oftest audition for skuespillere. Så fort dette er på plass begynner prøvetiden. Den varierer fra produksjon til produksjon, men som regel ligger vi på åtte uker. På grunn av den ukentlige aktiviteten på Teater Neuf er det ikke alltid ledig rom på Teaterscenen, men vi prøver alltid vårt ytterste for å finne gode erstatninger. Den siste uken før premiere er likevel Teaterscenen avholdt gjeldende produksjon.
Gjennom hele produksjonen vil styret være med å støtte med de midler vi har. Det gjelder seg økonomi, så vel som PR og markedsføring. Det er bare å spørre om råd om man trenger det.
På premieren kommer både styret i Teater Neuf, men styrene fra alle foreninger er invitert. Sammen med internansvarlig i Teater Neuf lager foregående produksjon premierefest for den gjeldende, og som oftest er både venner og bekjente invitert.
Det er viktig for oss å presisere at det kommer en nedrigg etter forestillingen, der alle må ta i et tak for å rydde rommet igjen. Igjen gjelder regelen om at rommet skal være i den stand du fant det før produksjonen. Når produksjonen er avsluttet og siste rusk er ryddet, ønsker styret i Teater Neuf å ha en evaluering av produksjonen. Vi ønsker da at alle som har vært med, både skuespillere og teknikere møter. Dette er mye for vår del, men også for dere som skal fortsette å jobbe innenfor teaterfeltet.
Økonomi
Budsjett
Budsjett for en produksjon settes opp av produsent, evt. i samarbeid med økonomiansvarlig. Små produksjoner vil vanligvis ha et budsjett på ca 10 – 20 000 kr, og store produksjoner har budsjetter på ca 50 000 kr og oppover. Normalt sett settes det opp rundt én stor produksjon i semesteret.
Inntekter
Inntektene kommer fra billettsalg, og evt. støtte fra Frifond, SiO eller lignende (se søknad om støtte). Små produksjoner er helt klart de vanligste, og vil stort sett basere seg kun på inntekter fra billettsalg – store produksjoner vil i større grad kunne søke om støtte i tillegg til billettinntekter.
Vanlige billettpriser er 80/60 kr – for store produksjoner kan billettene koste 100-120 kr.
Ved beregning av billettinntekter til budsjett – vær pessimistiske! Teaterscenen har riktignok plass til mellom 80 og 120 publikummere, men ikke regn med mer enn 40-50 pr forestilling. Med mindre dere har belegg for å tro noe annet, f.eks. alle i produksjonen har slektsstevne rundt spilledatoene, de er medlemmer av teaterinteresserte idrettslag o.l.
Utgifter
Hva det brukes penger på, varierer fra produksjon til produksjon. Noe er allikevel ”fast:” de fleste produksjoner kan for eksempel regne med ca 4-5000 kr til plakater. På små produksjoner går de fleste pengene til kostyme og scenografi – teateret har det meste av lys og lyd til små produksjoner uten spesielle behov.
Lønn
Teateret betaler av prinsipp ikke ut lønn til deltagere i produksjoner – det være seg regissører, musikere, scenografer, produsenter osv. osv. Vi er en frivillig studentforening som drives av frivillig arbeid – det samme skal gjelde for alle deltagere i våre produksjoner. Det gjøres ett unntak fra denne regelen: det kan betales lønn/godtgjørelse til lydtekniker.
Søknad om støtte
Det er mulig å søke om støtte til produksjoner – dette gjøres i samarbeid med økonomiansvarlig. Ettersom det vurderes hva organisasjonen tidligere har fått i støtte osv. ved tildeling hos for eksempel Frifond, vil styret i samarbeid med kjernegruppen bestemme hvilke prosjekter som får søke om støtte, og hvor mye.
- Frifond
Frifond kan søkes om støtte opp til 40 000 kroner. Tilskuddet beregnes ut fra antall aktive deltagere under 26 år på produksjonen, og støtten gis til oppsetning av en konkret forestilling. Budsjett for forestillingen/produksjonen skal være med i søknaden.
Frister: Søknader under 10.000,- blir behandlet fortløpende og har ingen søknadsfrister. Søknader over 10.000,- blir behandlet av styret i Norsk Teaterråd én gang i måneden.
Søknadsskjema finnes her.
- Kulturstyret, SiO
Kulturstyret gir to typer støtte: driftsstøtte og prosjektstøtte.
Driftsstøtte gjelder Teater Neuf som helhet – vi søker hvert semester, og pengene brukes til generell drift av foreningen.
Prosjektstøtte deles i bevilgning, underskuddsgaranti og insitamentsstøtte, hvorav underskuddsgaranti er det mest aktuelle. Underskuddsgaranti kan gis til større enkeltarrangementer eller prosjekter, og vil normalt være knyttet opp til svikt i budsjetterte billettinntekter. For de fleste produksjoner vil det m.a.o. ikke være aktuelt å søke støtte fra Kulturstyret. Vær også oppmerksom på at Kulturstyret tar hensyn til hva andre prosjekter i samme forening har fått i støtte – søknad om underskuddsgaranti skal derfor avklares med styret og kjernegruppen.
Les mer om dette i kulturstyrets informasjonsbrosjyre – den finner du her.
Søknadsskjema og frister ligger på hjemmesiden til Kulturstyret – stort sett er det én søknadsfrist hver måned for prosjektstøtte.
- Folkekulturforbundet (FKF)
Folkekulturforbundet formidler statlige tilskudd til kursvirksomhet.
Økonomirutiner
Innkjøp under 1500 kr:
Innkjøp under 1500 kr gjøres av produksjonen selv. Den/de ansvarlige legger ut penger, som så betales tilbake av økonomiansvarlig i styret mot kvittering. Alle kvitteringer skal leveres sammen med en kvitteringsskildring – den kan skrives ut herfra, og ligger også i hyllen på kontoret. Kvitteringer uten kvitteringsskildring blir ikke utbetalt. Det oppfordres til at innkjøp til en viss grad skjer samlet og ikke av for mange forskjellige personer, for å unngå at det ”plutselig” forsvinner mye penger i småinnkjøp. Produsent er ansvarlig for å holde styr på innkjøp og pengebruk underveis i produksjonen!
Tilbakebetaling av utlegg skjer normalt sett ca én gang i uken, vanligvis onsdag. Haster det å få tilbake pengene? Send en mail til økonomiansvarlig!
Innkjøp over 1500 kr:
Innkjøp av store ting til over 1500 kr skal godkjennes av styret – ta kontakt med økonomiansvarlig.
Til denne typen innkjøp kan det forskutteres penger til produsent/andre ansvarlige, mot at det foreligger en ”handleliste” med priser som er så nøyaktige som mulig.
Regninger
Fakturaer sendes til Teater Neuf, Slemdalsveien 7, 0369 Oslo. Så langt som mulig skal det oppgis en kontaktperson og et produksjonsnavn på fakturaer. Regler for innkjøp gjelder her også – er beløpet større enn 1500 kroner skal styret kontaktes for godkjenning.
Styret:
Styret i Teater Neuf f.o.m. 1.juli 2007 består av følgende poster:
·        Teatersjef – Åse Waglen
·        Nestleder – Julie Høigilt
·        Koordinator – Kristine Hanneborg
·        Internansvarlig – Ingvild Haugstad
·        Teknisk-ansvarlig – Mélanie Dahl
·        PR-ansvarlig – Helene Abrahamsen
·        Økonomiansvarlig – Kristin Wolmer
Vi jobber i hovedsak med å gi studentene i Oslo et teatertilbud, både som aktør og publikum. I tillegg ivrer vi etter å lage et teater som er nyskapende og er av høy kvalitet.
Som nevnt over er kontorene våre i tredje etasje på
Studentersamfundet. Vi har kontortid fra 15.30 – 19.00 hver onsdag, men er ofte å finne utenom dette også. Ta gjerne en tur innom!